'명함만들때 주의사항'에 해당되는 글 2건

  1. 2012.04.12 [성공으로가는 습관] 최고의 명함관리 방법 by coolpeace
  2. 2008.09.01 영문표기 명함 만들때 주의할 방법 (1) by coolpeace

여러분들은 명함관리를 어떻게 하세요?? 비지니스 관계상 만난 사람과의 명함교환뒤 무심코 던져놓은 수많은 명함들 

다음에 찾으려면 헷갈리고 어디에 놨는지.. 찾기 힘드시죠?


<한눈에 봐도 어디에 어떤 명함이 있는지 찾기 힘든 우리들 상황>



<명함을 모아놓을수 있는게 있지만 어디서부터 찾을지 감이 안잡히는 기존의 명함수첩품들>


이건 관리가 아니라 그냥 모아놓는거네요 ㅠ.ㅠ 그러다보니 나온게 바로 명함 스캐너죠. 하지만 명함 스캐너는 

귀찮다는 이유로 결국엔 잘안쓰게되니 무용지물..  그래서 그런 사람들에게 사무실에서 한눈에 한 회사별, 부서별, 같은 직종별끼리

라인을 만들어 명함을 관리할수 있는 라인이 있다면 어떠할까라는 생각으로 탄생한게 바로  명함관리첩 "라인(Line)"입니다.



세상에 강라인, 유라인만 있으란법 없죠?^^ 


우리도 라인 한번 만들어 볼까요?




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[2030성공습관]명함받고 이메일 보내기 등


사회생활을 하다보면 명함을 주고받는 기회가 많다. 특히 대외업무가 많은 직장인이나 영업부서의 직장인들에게 명함관리는 중요한 일이라 할 수 있다. 

여기서는 명함받고 이메일 보내기, 명함에 메모하는 노하우와 디지털로 명함관리하는 노하우, 그리고 명함 버리는 노하우에 대해 몇가지 소개하고자 한다.

명함 받고 이메일 보내기

명함 주고받은 후 그날 미팅에 대한 얘기나 반가웠다는 얘기, 혹은 다음에 어떤 일도 다시 뵙겠다는 얘기, 혹은 간단한 안부 등을 담아서 이메일을 보내는 것도 하나의 센스이다. 이메일의 편한점이 바로 이것이다. 

굳이 전화로 하려면 서로 어색하고 생뚱맞을 수도 있지만, 이메일은 그런 불편함을 해소시켜준다. 받는 사람은 상대방을 다시금 기억할 기회가 되는 것이기에 효과적인 인맥관리의 첫걸음은 바로 명함 받고 연락하기이다. 

수많은 명함을 받기에, 명함 주고받은 이를 모두 기억해내긴 곤란하다. 하지만 명함을 주고받은 후 바로 날아오는 이메일을 통해서는 상대를 나의 기억속에 보다 쉽게 이름을 저장해두게 된다. 그러니 앞으로 도움이 될만한 사람이나 필요한 사람에게는 명함만 주고받는 것으로 그치지 말고, 그날 저녁이나 다음날 아침에 바로 메일을 보내두는 센스를 발휘하자.

명함에 메모하기

명함을 깨끗하게 보관해서 뭐하려고? 남한테 보여줄 것도 아니고, 자신만 보는 것이니 만큼 받은 명함에 상대에 대한 구체적인 메모를 하는 것은 효과적인 명함관리 노하우의 첫걸음이다. 

메모할때는 상대의 개인신상이나 특징 등 참고할만한 꺼리면 뭐든 좋다. 언제(몇월 몇일 몇시)에 만난 사람이며, 뭐 때문에 만난 사람인지부터 기록하고, 명함 주인의 인상착의나 대화중 알게된 개인신상(가족관계, 고향, 학력, 취미 등)과 대화를 나누고 나서 느낀점이나 파악한 성향 등에 대해서 기재해둔다. 

이렇게해두면 다음에 그 사람을 다시 만날 때 명함에 기재된 메모내용을 읽어보고 나가면 훨씬 도움이 된다. 상대가 나를 기억해주고 챙겨준다는 느낌은 상당히 살갑고 친한 이미지를 주고, 이것이 비즈니스에서 긍정적으로 작용하게되는 경우가 많기 때문이다.

단, 명함에 메모할때는 상대를 앞에 두고있는 상태에서는 하지마라. 미팅이 끝나고 혼자 정리해서 넣어라. 자칫 앞에서 낙서하듯 메모하다가 불손한 인상을 심어줄수도 있기 때문이다. 그리고 기재할때는 주요 키워드를 명사형으로 기재해라. 한정된 작은 지면에 조사와 서술어 다 쓰다보면 공간도 부족하고 글씨만 작아진다. 

나중에 봐서 바로 알아볼 수 있도록 직관적이고 명확한 내용 위주로 써야 한다. 좋은 메모는 쓸때와 볼때 같은 정보로 이해할 수 있어야 한다. 명함의 공간 활동도 고려대상이다. 즉, 앞면에는 업무적인 얘기를, 뒷면에는 개인적인 얘기를 구분해서 메모하는 것이 나중에 활용하기에 더 효과적이다.

명함 디지털로 관리하기

효과적인 명함관리를 위해서 종이명함은 종이명함대로 관리하고, 디지털화한 명함은 디지털화한대로 관리한다. 명함을 디지털화하는데 있어서 직접 입력하거나, 기기를 사용해서 입력하거나 할 수 있는데, 이는 시간과 비용에 따른 효율성 문제이다. 
파일 형태로 노트북에 저장되어 있으면 언제 어디서나 이용할 수 있어서 효과적이고, 검색과 정리도 능률적이다. 명함은 받아두는게 목적이 아니라, 이를 활용하고 적극적인 커뮤니케이션으로 자신의 인맥을 만들기 위한 도구로 활용되어야 한다. 그러기 위해서는 명함을 디지털로 관리하는 것이 필요하다.

*쿠쿠박스로 명함 관리

주소록 자동관리 프로그램인 쿠쿠박스 (www.kukubox.com)를 통해서 효과적으로 명함관리를 할 수 있다. 쿠쿠박스에서는 사용자의 변경된 이메일이나 연락처 등을 자동으로 관리할 수 있도록 상호 네트워킹되고, 자동으로 변경사항이 업데이트 된다. 쿠쿠박스는 무료소프트웨어로 쿠쿠박스에 저장된 주소록을 엑셀로 저장할 수도 있으며, 쿠쿠박스의 주소록에서 사람들에게 이메일, SMS, 쪽지 등을 보낼 수 있다.

*아웃룩 익스프레스로 명함 관리

이메일로 명함 관리하기 위해서는 아웃룩 익스프레스의 주소록에 일일이 입력해야 한다. 물론 이렇게 입력하는게 단점이라 여길 수도 있겠지만, 명함에서 가장 많이 활용하는 것이 이메일이므로 이메일 중심으로 몇가지만 기재해두면 유용하게 명함관리할 수 있다. 

어차피 이메일을 주고받기 위해서는 한번은 입력해두는게 효과적이므로, 주소록에 입력하는거 자체가 그리 부담스러울 일은 아니다. 명함을 받고 돌아와서 그날그날 입력해두는걸 습관화해두면 전혀 부담스러울 일도 없다. 이메일로 명함관리하는 것의 장점은 분류와 재정리, 검색이 쉽다는 것이다. 아울러 정보를 백업하기도 쉽고, 다른 사람과 주소록을 공유하기도 쉽다.

*명함 스캐너를 이용해서 입력

PC에 연결한 명함스캐너로 명함을 스캔하면 고객정보가 자동으로 주소록에 입력된다. 직접 입력하는 수고를 덜어서 좋고, 디지털 명함관리의 장점을 모두 살릴 수 있어서 좋다. 다만 명함 스캐너를 사야하는 것이 다소 부담이 될 수 있다. 

일반 직장인이라면 십만원대를 호가하는 명함스캐너를 굳이 살 필요는 없지만, 영업부서를 비롯하여 하루에 수십명 이상을 상대해야하는 직종의 경우라면 시간 절약에 상당히 유용한 디지털기기이다. 명함스캐너를 구매하지 않고서도 명함스캐닝 대행서비스를 이용해도 된다. 

이 경우 장당 200원 정도의 비용도 들고, 처리시간도 며칠 걸리고, 수거해야하는 불편도 있다. 때문에 명함스캐너를 판매하는 회사에서 명함 스캐너를 구매자에게 기존 명함을 무료로 디지털화해주는 서비스를 제공하기도 한다. 

*디지털카메라를 이용해서 명함 입력

명함을 사진으로 그대로 찍어서 컴퓨터에서 파일로 관리하면 된다. 이미지로만 남아있는게 한계이지만, 명함 스캐너를 별도로 살 필요도 없고 손쉽게 디지털카메라를 활용해서 좋다. 

명함을 적당한 크기로 찍어두면 명함에 메모한 내용도 그대로 볼 수 있다. 디지털카메라를 이용해서 명함관리하는 것은 명함 자체를 디지털화하는데 있어 유용한 도구인 것이지, 정보를 기록하기 위해서는 직접 입력하는 수고는 거쳐야 한다. 

그리고 디지털카메라를 언제나 휴대하고 다닐 경우에는 명함뿐 아니라, 명함 주인의 얼굴까지 찍어둘 수 있다. 사진찍는건 분위기 봐가면서 적당히 해야겠지만, 양해를 구하고 사진찍길 청할 때 거절하는 경우는 거의 없다.

명함 버리기

명함 버리는 것도 관리 노하우의 하나이다. 명함은 받아놓고 책상 서랍이나 명함폴더에 넣어두는 것으로 끝이 아니다. 주기적으로 버릴거 버리고, 우선적으로 챙길 것은 골라놓고 해야 한다. 

필자의 경우에는 6개월 단위로 정리를 하는데, 버릴 명함과 챙겨야할 명함을 구분하는 이유는 선택과 집중을 위해서이다. 수많은 명함의 주인들에게 모두 신경쓰고 안부를 묻긴 곤란하다. 따라서 현재 상황에서 챙기고 신경써야 할 사람을 따로 분류하여 정리한다는 것은 선택과 집중 면에서 효과적인 관리 기법인 셈이다. 

대개 일년에 몇 번씩은 안부연락을 자연스럽게 할 수 있는 기회가 있다. 대표적인 시기가 명절 두 번(추석과 설), 연말연초 한번, 그리고 휴가시즌때 한번 해서 총 4번 정도는 자연스럽게 안부를 물을 수 있다. 

즉, 친한 사람들에게는 필수적으로 안부를 물어줘야하는 시기지만, 또 썩 친하지 않은 사람에게 안부메일을 보내도 자연스러울 수 있는 기회라는 점이다. 따라서 이 시기에도 메일을 보내지 않거나 보낼 필요성을 못느끼는 사람이라면 우선 버려야할 명함의 후보가 된다. 명함폴더에서 이런 명함은 주기적으로 꺼내서 따로 관리하는게 좋다.

여기서 버리라는 표현을 썼다고 쓰레기통에 바로 버리라는 얘기는 아니다. 우선 지금당장 챙겨야 할 폴더에서 버려진 명함은, 그 다음 단계에 해당되는 폴더로 옮겨진다. 대개 명함은 가방 속에 넣어서 갖고 다니는 100장 내외의 작은 폴더와 책상 위에 두고 보는 수백장이 들어가는 중간형 폴더에 넣어 관리하는데, 두 폴더는 우선순위에 따라 관리하고 이동하게 한다. 

그리고 거기서도 버려진 명함은 종이상자 같은데다 기간별로 차곡차곡 쌓아둔다. 종이상자 안에서도 몇 년을 버틴 명함들이 이른바 쓰레기통으로 향하는 수명다한 명함이 된다. 이렇게 명함을 분류하여 관리하지 않으면 수많은 사람들의 명함을 효과적으로 관리하기가 어렵다. 명함은 함부로 버려서도 안되겠지만, 과감히 잘 버리는 것도 필요하다.

Posted by coolpeace


영문표기 명함 만들때 주의할 방법

사용자 삽입 이미지

 

명함교환은 비즈니스의 시작이라고 만큼 상당히 중요한 의미를 갖는다. 영문표기 명함의 경우 사소한 실수로 오해를 불러 일으킬 있는 만큼 주의가 필요하다.

보통 미국 기업에서 General Manager 부사장, 전무, 상무, 본부장 등에 해당한다. VP(Vice President) 부사장이긴 하지만 한국 기업과 달리 수가 많고 안에도 Executive VP, Senior VP, VP 여러 등급이 있다. 따라서 단순히 VP라고만 표기하면, 외국인들은 사장 다음의 2인자라고 생각하지 못할 있다.

직급에 대한 혼선은 일본이나 중국 기업과 비즈니스를 때도 생길 있다. 일본 기업에서는 차장이 부장 아래뿐만 아니라 과장 아래에 있는 경우도 많으며, 중국은 한국과 직급체계가 크게 달라 사장에 해당하는 '총경리', 부서장에 해당하는 '경리' 외에는 별다른 직급이 없어 당황 있다
.

하지만 최근에는 중국에서도 회장에 해당하는 총재를 비롯해 부장, 과장 등의 직급을 신설하는 기업이 많다고 한다.


이름에 있어서도 발음이 어려움을 겪거나 폭소를 금치 못하게 하는 경우가 있다. '석규' '순범' 같은 이름이 대표적인 . 석규는 발음을 그대로 영어로 옮기면 차마 입에 담기 민망한 욕을 연상시킨다. 또한 '(bum)'에는 건달이라는 뜻이 있어 '(soon) (bum)'하면 ' 건달이 된다' 뜻을 연상하는 외국인이 많다.

이에 적지 않은 직장인들이 미국식 이름을 만들어 사용하기도 하는데 이때도 주의가 필요하다. 한국에도 촌스럽거나 바보스러워 놀림감이 되는 이름이 있듯 미국 이름도 예외가 아니기 때문이다.

e메일 주소의 경우도 예외가 아니어서, 지나치게 장난스럽거나 영어로 이상한 뉘앙스를 풍기는 e메일 주소를 사용하는 사람이 있는데 보통 e메일 주소는 이름 머릿글자와 성을 조합해서 만드는 것이 비즈니스 에티켓이다.

한편 외국사람들은 업무용 명함과 사교용 명함을 따로 만들어 사용하고 있다
.

업무용 명함에는 성명과 회사의 주소, 그리고 회사 내에서의 직위 적는다
.
미국에서는 사장이나 중역용과 일반 사원용이 다르다고 한다.

예를 들면, 사장이나 중역용 명함 중앙에 이름을 넣고 하단에 직위와 회사명을 쓴다.(미국에서는 보통 전화번호를 기입하지 않는다고 한다).
반면, 사원용 명함의 중앙에 회사명을 쓰고, 성명과 소속 부서, 그리고 회사 주소 등을 좌측 하단에 넣고, 남자의 경우는 Mr.존칭을 붙인다고 한다. 우리의 경우에는 직급에 상관없이 각자의 이름만 다른 명함을 쓰는 것이 보통이다
.

사교용 명함 보통 Mr. Mrs. 또는 Mr. And Mrs. 존칭을 붙여 이름만 인쇄하나 실용적으로 주소나 전화번호 등을 넣기도 하는데, 이것은 정식이 아니므로 이런 경우에는 명함 우측 하단에 작은 글씨로 넣는 것이 좋다. 사교용 명함은 꽃이나 선물을 보낼 , 파티의 날짜와 시간을 적어 초청장 대신으로 , 축하, 조의 등을 표시하는 메시지 카드로 사용한다.



직책, 부서명의 영문표기

 

*** 직급별 구분 ***

회장 - Chairman/CEO

부회장 - Vice Chairman/CEO

사장 - President/CEO

지사장 - President/Branch office President

부사장 - Senior Executive Vice President

 

대표이사/대표사원 - Managing Director/President/CEO

전무이사/전무 - Senior Managing Director/Managing Director/CFO

상무이사/상무 - Managing Director

이사/이사대우 - Director/CFO

구매이사 - Purchasing Director

 

부장 - Department Manager/Director/General Manager

본부장 - Head Manager/Director

부장대리 - Deputy General Manager

사무국장 - Director

공장장 - Production Director

 

고문/자문 - Advisor

상임고문 - Executive Advisor

기술고문 - Technical Adviser/Technical Consultant

전문위원 - Research Fellow

감사 - Auditor

 

기획실장 - Planning Manager/Manager/General Manager

기획관리팀장 - Planning & Management Manager

실장 - General Manager/Section Chief/CFA

연구개발실장 - R & D Manager

영업팀장 - Sales & Marketing Manager

팀장 - Team Manager/Chief/Section Chief

 

차장 - Deputy General Manager/Assistant Directorvice-chief Manager

과장 - Manager/General Manager/Department Manager

과장대리 - Deputy Manager

대리 - Assistant Manager

계장 - Chief/Senior Staff

주임 - Assistant Manager

주임기사 - Staff Engineer

기사 - Engineer

 

연구원 - Researcher/Research Engineer

선임연구원 - Senior Research Engineer/Senior Engineer

수석연구원 - Principal Research Engineer

전임연구원 - Associate Research Engineer/Junior Engineer

주임연구원 - Assistant Research Engineer

 

*** 부서별 구분 ***

기획부 - Planning Dept

기계사업부 - Machinery Division

기술연구소 - Technical Research Center/Research Institute

관리본부 - Management Division

네트워크사업부 - Network Business Division

마케팅사업부 - Marketing Business Dept

무역부 - International Dept

총무부 - General Affairs Dept

경리부 - Accounting Dept

시스템사업부 - Department of System Integration

시설관리부 - Facilities Management Dept

e-Biz - e-Business Dept

 

*** 구분 ***

개발팀 - R & D Team(Research & Development Team)

관리팀 - Management Team

고객관리팀 - Customer Management Team

경영지원팀 - Management Support Team

경영관리팀 - Administration Team

경영개선팀 - Management Improving Team

기술지원팀 - Technical Support Team

기계영업팀 - Machinery Sales Team

마케팅팀 - Marketing Team

설계팀 - Design Team

소프트웨어팀 - S/W Team

생산팀 - Production Team

생산관리팀 - Manufacturing Management Team

인터넷사업팀 - Internet Dept.

전략기획팀 - Planning Dept.

전자상거래팀 - E-Commerce Team

영업팀장 - Sales & Marketing Manager

제작팀 - Manufacturing Team

품질관리팀 - Quality Control Team

해외사업팀 - International Development Dept.

QC - Quality Control Team

 

*** 직업별 구분 ***

게임프로그래머 - Game Programer

교수 - Professor

강사 - Instructor

마술사 - Magicion

박사 - Ph. D.

부교수 - Associate Professor

서비스관리분석가 - Service Analyst

웹디자이너 - Web Designer

웹마스터 - Web Master

재무분석가 - Finance Manager

조교수 - Assistant Professor

지배인 - Manager

프로그래머 - Programmer

프로듀서 - Producer

 

 

 

미국식 직함

 

CEO
Chief Executive
Cfficer

비전이 있어 소비자의 입장으로부터 기업 가치를 계속 외칠 있는 사람.

CTO
Chief Techology
Officer

항상 테크놀러지 정보를 감시해, 새로운 것을 흡수하는 사람.

CMO
Chief Marketing
Officer

항상 시장을 보고 있는, 고객의 반응을 생각하고 있는 사람.

COO
Chief Operating
Officer

조직을 움직일 있는 사람, 부족한 자원을 밖으로부터 찾아 오는 사람.

CFO
Chief Financial
Officer

조직의 점장으로서 항상 제대로 오퍼레이션을 감시할 있는 사람.

 

 

Posted by coolpeace